Regulamin konwentu

 graf. UMWS graf. UMWS

REGULAMIN WYDARZENIA „CLIMATE-CON 2021 – ŚLĄSKI KONWENT KLIMATYCZNY”

§ 1.
Postanowienia ogólne

  1. Regulamin wydarzenia zwany dalej Regulaminem, określa zasady i warunki uczestnictwa w wydarzeniu pn. „CLIMATE-CON 2021 – Śląski Konwent Klimatyczny”.
  2. Określenia użyte w Regulaminie należy rozumieć jako:
    • Wydarzenie: „CLIMATE-CON 2021 – Śląski Konwent Klimatyczny”;
    • Organizator: Województwo Śląskie – Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice, NIP: 9542260713, REGON: 276284638;
    • Zarejestrowany Uczestnik – osoba biorąca udział w Wydarzeniu;
  3. Miejsce i czas – 22-23 listopada 2021 r., Stadion Śląski w Chorzowie.
  4. W ramach Wydarzenia odbędą się:
    • sesje plenarne,
    • debaty panelowe,
    • warsztaty dla samorządów,
    • warsztaty dla młodzieży,
    • prelekcje i pokazy filmów.
  5. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zasad procesu rejestracji użytkowników do udziału w Wydarzeniu i obowiązują wszystkich zarejestrowanych uczestników wydarzenia.
  6. Oficjalna strona internetowa Organizatora znajduje się pod adresem www.slaskie.pl, a oficjalny serwis Wydarzenia znajduje się pod adresem powietrze.slaskie.pl 
  7. Kontakt do Organizatora: telefon.: +48 (32) 77 40 808 ; e-mail: rp@slaskie.pl.
  8. Niniejszy Regulamin jest dostępny w siedzibie Organizatora oraz na oficjalnym serwisie Wydarzenia.

§ 2.
Zasady uczestnictwa

  1. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest rejestracja danej osoby przez formularz zgłoszeniowy przekazany Organizatorowi za pośrednictwem systemu rejestracyjnego on-line. Udział w wydarzeniu jest bezpłatny.
  2. Organizator określa w formularzu zgłoszeniowym lub w inny sposób, wymagania i dane Uczestnika konieczne do rejestracji podczas Wydarzenia, nabycie prawa do uczestnictwa w Wydarzeniu lub do skorzystania z określonych usług. Organizator może odmówić rejestracji lub uzależnić rejestrację danej osoby od dodatkowej weryfikacji.
  3. W przypadku dokonywania rejestracji w imieniu innej osoby i wprowadzenia cudzych danych, osoba wprowadzająca te dane gwarantuje, iż uzyskała odpowiednie upoważnienie. W przypadku dokonywania rejestracji dla więcej niż jednej osoby, osoba dokonująca rejestracji powinna dokonać odrębnych zgłoszeń dla każdej z nich z odrębnym kontaktem / adresem e-mail dla każdej osoby rejestrowanej na Wydarzenie. Dane Uczestnika zbierane podczas rejestracji będą wykorzystane zgodnie z Informacją dotycząca przetwarzania danych osobowych dołączoną do formularza rejestracyjnego na Wydarzenie.

§ 3.
Prawa i obowiązki Organizatora i Uczestników

  1. Organizator zapewnia Uczestnikowi dostęp do odpowiednich części obiektu, w którym Wydarzenie ma miejsce oraz odpowiednią do charakteru wydarzenia formę uczestnictwa i kontaktu z uczestnikami.
  2. Ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa i komfortu Uczestników, Organizator zastrzega sobie prawo kontroli i weryfikacji tożsamości Uczestnika oraz jego uprawnień do wejścia do obiektu lub usług związanych z Wydarzeniem, a Uczestnicy wyrażają na to zgodę.

§ 4. 
Zasady ogólne

  1. Uczestnicy mogą poruszać się po terenie obiektów wyłącznie w ramach ogólnodostępnych i tak oznaczonych przestrzeni i ciągów komunikacyjnych, zgodnie z instrukcjami organizatora i zarządcy obiektu.
  2. Uczestnicy Wydarzenia mogą brać udział w Wydarzeniu jawnie i osobiście, w szczególności nie mogą cedować uprawnień lub części uprawnień związanych z rejestracją lub usługami w ramach Wydarzenia na inne osoby lub przekazywać identyfikatory lub wejściówki innym osobom.
  3. Na terenie obiektu obowiązują zakazy: palenia tytoniu, używania papierosów elektronicznych i spożywania alkoholu, blokowania ciągów komunikacyjnych i ewakuacyjnych, używania otwartego ognia, butli gazowych, korzystania z prowizorycznych instalacji elektrycznych, wnoszenia na teren ekspozycji substancji chemicznych, wnoszenia broni, materiałów pirotechnicznych oraz innych materiałów niebezpiecznych. Naruszenie któregokolwiek z zakazów uprawnia Organizatora do pozbawienia osoby naruszającej zakaz statusu Uczestnika.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zabezpieczenie osób i mienia.

§ 5.
Zasady postępowania w związku z obowiązującym stanem epidemii

  1. W związku z ogłoszonym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej od dnia 20 marca 2020 r. stanem epidemii w związku z zarażeniami wirusem SARS-CoV-2 Uczestnik Wydarzenia jest zobowiązany do stosowania w trakcie Wydarzenia obowiązujących przepisów i wytycznych odpowiednich służb, w szczególności: Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii z dnia 6 maja 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 861), Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r. poz. 491), wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego. Uczestnicy mogą się poruszać po terenie obiektów wyłącznie w ramach ogólnodostępnych i tak oznaczonych przestrzeni i ciągów komunikacyjnych, zgodnie z instrukcjami organizatora i zarządcy obiektu.
  2. Rejestrując się na Wydarzenie Uczestnik przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że udział w Wydarzeniu oznacza potencjalne przybywanie Uczestnika wśród znacznej liczby osób, co w konsekwencji stwarza możliwość rozprzestrzeniania się i narażania Uczestnika na zrażenie, w szczególności wirusami wywołującymi choroby, w tym wirusem SARS CoV-2, drobnoustrojami czy bakteriami. W związku z powyższym ryzykiem Organizator zapewnia Uczestnikom w trakcie Wydarzenia środki bezpieczeństwa wskazane przez adekwatne służby oraz obecność lekarzy, jednak nie eliminuje to ryzyka negatywnych konsekwencji zdrowotnych, które to ryzyka obciążają Uczestnika.
  3. Rejestrując się na Wydarzenie Uczestnik przyjmuje również do wiadomości, że może być poddany pomiarowi temperatury i weryfikacji stanu zdrowia.
  4. Uczestnik jest zobowiązany do postępowania zgodnie z niżej wskazaną procedurą:
    • W przypadku wystąpienia u Uczestnika niepokojących objawów zdrowotnych m.in. takich jak gorączka, kaszel, duszności lub problemy z oddychaniem przed wejściem na teren Stadionu Śląskiego, Uczestnik nie powinien wstępować na teren Stadionu Śląskiego, powinien pozostać w swoim domu lub hotelu, w którym przebywa, powinien postępować zgodnie z zlecaniami Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministra Zdrowia i skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, odziałem zakaźnym, a w razie pogorszenia stanu zdrowa zdzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować o objawach choroby.
    • W przypadku wystąpienia u Uczestnika niepokojących objawów zdrowotnych m.in. takich jak gorączka, kaszel, duszności lub problemy z oddychaniem w trakcie trwania Wydarzenia i przebywania Uczestnika na terenie Stadionu Śląskiego, powinien on niezwłocznie skierować się do punktu medycznego Wydarzenia i poinformować lekarzy o zaobserwowanych objawach a następnie postępować zgodnie z instrukcjami służb medycznych lub sanitarnych.
    • Na terenie Stadionu Śląskiego Uczestnik jest zobowiązany do stosowania przez cały czas trwania Wydarzenia, również w trakcie paneli dyskusyjnych, środków ochrony osobistej – maseczek, płynu do dezynfekcji itp. według wytycznych aktualnych na dzień Wydarzenia.

§ 6

  1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. z 2019 r. poz. 1781).
  2. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w załączniku do niniejszego regulaminu.
  3. W zakresie dostosowania warunków uczestnictwa w formie stacjonarnej do obostrzeń związanych z pandemią COVID-19 podstawą weryfikacji faktu bycia zaszczepionym jest zgoda Zarejestrowanego Uczestnika.
  4. W czasie działań konferencji będzie powstawać dokumentacja fotograficzna oraz nagrania wideo w celach dokumentacyjnych oraz informacyjnych (w zakresie uczestnictwa w formie stacjonarnej).
  5. Rejestracja i Udział w konferencji oznaczać będzie wyrażenie nieodpłatnej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie zgody Województwu Śląskiemu na rozpowszechnianie (zgodnie z art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych) wizerunku zawartego w ww. materiałach. Rozpowszechnianie będzie miało miejsce w celu informowania o działaniach Województwa Śląskiego, za pośrednictwem:
    1. stron www: slaskie.pl, powietrze.slaskie.pl,
    2. kanałów społecznościowych Województwa Śląskiego: Facebook, Twitter, Instagram,
    3. plakatów billboardowych, ekranów ledowych, telebimów,
    4. publikacji w folderach i publikacjach elektronicznych dot. wydarzenia.

Niniejsza zgoda jest nieograniczona czasowo i terytorialnie.1.

§ 7.
Postanowienia końcowe i reklamacje

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia, zmiany terminu lub harmonogramu/agendy Wydarzenia w przypadku wstąpienia siły wyższej uniemożliwiającej przeprowadzenie Wydarzenia lub w przypadku zagrożenia dla życia lub zdrowia Uczestników. W powyższych przypadkach Organizator nie odpowiada za szkody Uczestników wynikające z odwołania lub zmiany terminów Wydarzenia, w tym za koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi.
  2. Wszelkie reklamacje związane z realizację praw Uczestników związanych z uczestnictwem w Wydarzeniu mogą być zgłaszane do Organizatora na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres rp@slaskie.pl najpóźniej w terminie 3 dni od wstąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji.
  3. Wszelkie zmiany Regulaminu ogłaszane będą na stronie powietrze.slaskie.pl w zakładce „CLIMATE-CON”.

1 Informujemy, że zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku: 1) osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych; 2) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Projekt LIFE-IP MALOPOLSKA / LIFE14 IPE PL 021 realizowany przy wsparciu programu LIFE Unii Europejskiej oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.


Załącznik do regulaminu

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) informujemy, iż:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Śląskie z siedzibą przy ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice, adres e-mail: kancelaria@slaskie.pl, strona internetowa: bip.slaskie.pl.
  2. Została wyznaczona osoba do kontaktu w sprawie przetwarzania danych osobowych (inspektor ochrony danych), adres e-mail: daneosobowe@slaskie.pl
  3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
    1. przeprowadzenia wydarzenia o charakterze kongresu pn. „CLIMATE-CON 2021 – Śląski Konwent Klimatyczny”, realizowanego w ramach projektu zintegrowanego LIFE „Wdrażanie Programu ochrony powietrza dla województwa małopolskiego – Małopolska w zdrowej atmosferze” (LIFE-IP MALOPOLSKA / LIFE14 IPE PL 021), współfinansowanego ze środków instrumentu finansowego LIFE w ramach środków Unii Europejskiej oraz środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, w tym:
      • obsługi zgłoszeń/rejestracji uczestników,
      • wysyłania potwierdzeń uczestnictwa,
      • weryfikacji obecności uczestników,
      • dostosowania warunków uczestnictwa dla osób z niepełnosprawnościami,
      • wydania identyfikatorów,
      • dokumentacji wydarzenia (w tym dokumentacji audio-wizualnej),
      • informowania o sprawach związanych z organizacją wydarzenia,
      • relacjonowania i promocji wydarzenia;
    2. rozliczenia finansowego projektu i kontroli;
    3. archiwizacji.
  4. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższych celach jest zadanie realizowane w interesie publicznym lub obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c lub e oraz art. 9 ust. 2 lit. g ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), wynikający z:
    1. Ustawy o samorządzie województwa (w szczególności art. 11 ust. 2 pkt. 5).
    2. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1293/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. w sprawie ustanowienia programu działań na rzecz środowiska i klimatu (LIFE) i uchylające rozporządzenie (WE) nr 614/2007,
    3. Ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
    4. Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 6).
      W zakresie dostosowania warunków uczestnictwa w formie stacjonarnej do obostrzeń związanych z pandemią COVID-19 podstawą weryfikacji faktu bycia zaszczepionym jest Pani/Pana zgoda.
  5. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, operatorowi pocztowemu lub kurierowi (w zakresie korespondencji papierowej), operatorowi platformy komunikacji elektronicznej (w zakresie komunikacji elektronicznej), podmiotom realizującym archiwizację oraz zapewniającym obsługę teleinformatyczną Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego oraz wykonawcom usług w zakresie transmisji on-line wydarzenia (w przypadku uczestnictwa on-line). Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją lub publikowane na stronach Województwa Śląskiego. Ze względu na dofinansowanie wydarzenia ze środków UE, odbiorcą danych będzie także właściwa Instytucja Zarządzająca i /lub Pośrednicząca zarządzająca programem, z którego pozyskano dofinansowanie.
  6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 25 lat. Po upływie tego okresu akta sprawy zostaną przekazane do Archiwum Państwowego. W zakresie weryfikacji faktu bycia zaszczepionym, Pani/Pana dane z niniejszego formularza zostaną usunięte w terminie 90 dni po zakończeniu wydarzenia. Organizator nie przewiduje przechowywania okazywanego certyfikatu zaszczepienia.
  7. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia (przy uwzględnieniu ograniczeń z art. 17 ust. 3 rozporządzenia) lub ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu (wobec przetwarzania opartego o wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi) oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne do realizacji zadania. Podanie danych jest obowiązkowe, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu. W zakresie weryfikacji faktu bycia zaszczepionym podanie danych jest dobrowolne i może skutkować brakiem możliwości uczestnictwa w wydarzeniu, w przypadku wyczerpania limitu uczestników wynikającego z aktualnie obowiązujących przepisów prawa.
  9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
Załączniki
Regulamin [PDF 770,4kB]